Những sai lầm BTC hay mắc phải khi đặt huy chương lưu niệm marathon giải chạy

Một chiếc huy chương tưởng chừng nhỏ bé nhưng lại mang trọng lượng cảm xúc rất lớn với người tham gia giải chạy. Thế nhưng, không ít ban tổ chức đã rơi vào “vết xe đổ” khi đặt huy chương lưu niệm mà không chuẩn bị kỹ càng: từ đặt gấp sát ngày, chọn đơn vị thiếu kinh nghiệm, đến sai sót trong thiết kế khiến hình ảnh sự kiện bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Bài viết này sẽ chỉ ra những sai lầm BTC hay mắc phải khi đặt huy chương lưu niệm marathon giải chạy để bạn kịp thời tránh và tối ưu khâu tổ chức chuyên nghiệp, chỉn chu từ đầu đến cuối.

5 sai lầm mà các BTC thường mắc phải khi đặt làm huy chương lưu niệm marathon giải chạy

5 sai lầm phổ biến khi làm huy chương lưu niệm marathon giải chạy

Dưới đây là 5 sai lầm mà các BTC hay mắc phải khi đặt làm huy chương lưu niệm marathon giải chạy khiến ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của giải chạy.

Sai lầm 1: Đặt hàng sát ngày sự kiện

Nhiều Ban tổ chức thường để việc đặt huy chương đến sát nút sự kiện mới bắt đầu triển khai, dẫn đến thiếu thời gian để lên ý tưởng - duyệt mẫu - sản xuất - vận chuyển.

Kết quả là:

• Không kịp in mẫu test thực tế
• Giao hàng gấp rút, dễ sai sót
• Không có thời gian chỉnh sửa nếu sản phẩm không đạt

Đây là sai lầm nghiêm trọng vì chỉ cần huy chương về trễ một ngày, toàn bộ kế hoạch trao giả đều bị ảnh hưởng.

Sai lầm 2: Chọn đơn vị làm huy chương giá rẻ mà thiếu kinh nghiệm

Đừng để tiêu chí “giá rẻ” dẫn dắt toàn bộ quyết định. Một số đơn vị báo giá thấp nhưng thiếu quy trình chuyên nghiệp, dẫn đến:

• Huy chương bị lỗi kỹ thuật: in sai, sai thông tin, dễ bong tróc
• Thiết kế sơ sài, thiếu sáng tạo
• Không cam kết được tiến độ sản xuất

Cuối cùng, BTC vẫn phải làm lại hoặc “chịu trận”, tốn kém gấp đôi chi phí và tổn hại uy tín.

Sai lầm 3: Duyệt bản mẫu sơ sài trước khi sản xuất hàng loạt

Một số BTC chủ quan, chỉ duyệt thiết kế 2D hoặc hình ảnh mockup mà không yêu cầu bản mẫu thật.

Khi sản xuất hàng loạt mới phát hiện:

• Màu sắc lệch
• Chất liệu không đúng mong muốn
• Logo/mốc thời gian bị sai vị trí hoặc kích thước

Lúc này, sửa lại không còn kịp và gây hậu quả nghiêm trọng.

Sai lầm 4: Không phân loại huy chương

Một giải chạy thường có nhiều nhóm người nhận huy chương:

• Finisher (về đích)
• Top Finisher (top đầu mỗi cự ly)
• Huy chương trẻ em
• Khách mời hoặc đối tác đặc biệt

Việc dùng cùng một thiết kế cho tất cả đối tượng khiến người nhận thiếu cảm giác được ghi nhận riêng biệt.

Sai lầm 5: Thiết kế huy chương không để lại dấu ấn

Sai lầm lớn là BTC chọn thiết kế đại trà, chung chung, không có bản sắc: Không in tên giải, năm tổ chức, hình dáng, màu sắc quá phổ thông không mang màu sắc của giải chạy. Điều này khiến huy chương nhanh chóng bị lãng quên sau sự kiện, đánh mất giá trị truyền thông và tinh thần.

Tránh được 5 sai lầm trên, BTC sẽ tiết kiệm được chi phí, thời gian và tạo ra một sự kiện chuyên nghiệp thực thụ.

Cách khắc phục các sai lầm trên khi đặt huy chương lưu niệm marathon giải chạy

Cách khắc phục các sai lầm khi làm huy chương marathon

Để giúp bạn tránh mắc phải các sai lầm trên khi đặt làm huy chương lưu niệm marathon giải chạy thì chúng tôi sẽ gợi ý bạn cách khắc phục để đảm bảo chất lượng tốt nhất cho sản phẩm.

Lập kế hoạch đặt huy chương từ sớm

Thời gian là một trong yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng của huy chương. Bởi vậy, bạn cần lên kế hoạch đặt ngay từ khi chốt thời gian tổ chức giải chạy. Ưu tiên đặt trước 2 - 3 tuần để đủ thời gian thiết kế, sản xuất và vận chuyển. Dành riêng 2 - 3 ngày để kiểm tra bản mẫu, rà soát thiết kế và kiểm định chất lượng trước khi sản xuất hàng loạt.

Chọn đơn vị uy tín: có xưởng sản xuất riêng, quy trình rõ ràng và kinh nghiệm với các giải chạy lớn

Việc lựa chọn đơn vị sản xuất chỉ dựa trên yếu tố giá rẻ thường gặp các rủi ro về chất lượng sản phẩm. Do đó, bạn cần cân nhắc lựa chọn những đơn vị uy tín, có đánh giá tốt. Và kiểm tra các dự án đã từng thực hiện, đặc biệt là các giải chạy lớn, có tầm ảnh hưởng.

Luôn yêu cầu bản mẫu thực tế trước khi sản xuất hàng loạt

Một trong những sai lầm nghiêm trọng là bỏ qua khâu kiểm duyệt bản mẫu thực tế. Thiếu bước này dễ dẫn đến việc huy chương khi hoàn thiện không đúng với bản thiết kế trên file, gây thất vọng và ảnh hưởng đến hình ảnh của giải. Bởi vậy, bạn cần luôn yêu cầu đơn vị sản xuất gửi bản mẫu thật trước khi bắt đầu sản xuất đại trà. Kiểm tra kỹ các yếu tố: màu sắc, chất liệu, độ hoàn thiện, nội dung khắc/đúc trên huy chương

Phân loại huy chương rõ ràng cho từng nhóm người nhận

Nhiều ban tổ chức thường gộp chung các loại huy chương dành cho người nhận. Điều này làm mất đi giá trị và sự khác biệt giữa các nhóm như Top Finisher, người hoàn thành, tình nguyện viên, nhà tài trợ...Do đó, BTC cần Xác định rõ các nhóm người nhận: vận động viên về đích, người hoàn thành, ban tổ chức, nhà tài trợ…

Đầu tư thiết kế độc bản mang dấu ấn riêng của giải chạy

Bạn nên thiết kế các mẫu huy chương lưu niệm marathon giải chạy mang phong cách riêng của từng giải chạy. Cần có sự đồng bộ giữa màu sắc và đặc trưng của giải chạy với huy chương thiết kế.

Xem thêm: Các loại huy chương về đích marathon

Lời kết

Trên đây chúng tôi đã chỉ ra những sai lầm mà các BTC thường mắc phải khi đặt huy chương lưu niệm marathon giải chạy và gợi ý cách khắc phục hiệu quả. Hy vọng, các BTC sẽ tránh được những sai lầm trên để làm ra những chiếc huy chương “đắt giá” nhất.