Tổ chức sự kiện nội bộ: làm sao để nhân sự thật sự hào hứng tham gia?
Chiều thứ sáu, bạn vừa nhấn nút gửi email thông báo về buổi tiệc vinh danh cuối năm của công ty. Vài phút sau, lác đác những tin nhắn xin vắng mặt vì bận việc gia đình, có lịch hẹn từ trước, hay đơn giản là lý do sức khỏe. Cảm giác hụt hẫng đó, những người làm nghề nhân sự có lẽ đã nếm trải không ít lần.
Vậy ranh giới giữa một buổi tổ chức sự kiện nội bộ “đi cho có” và một đêm tiệc khiến ai cũng phải nán lại đến phút cuối cùng là gì? Hãy cùng chúng tôi khám phá ở bài viết dưới đây nhé!
Vì sao nhiều sự kiện nội bộ khiến nhân sự “ngại tham gia”?
Sự thờ ơ của nhân viên chưa bao giờ là vô cớ. Chúng ta cần nhìn lại những lỗ hổng trong cách vận hành chương trình.
Nội dung lặp lại
Bạn hãy nhớ lại kịch bản của ba năm gần nhất. Mở màn bằng diễn văn của ban lãnh đạo, tiếp nối là báo cáo doanh thu, cắt bánh kem, ăn uống, xem vài tiết mục văn nghệ "cây nhà lá vườn" và kết thúc. Sự dễ đoán giết chết trí tò mò.
Khi nhân viên nhắm mắt cũng có thể tưởng tượng ra từng trình tự tiếp theo, việc tổ chức sự kiện nội bộ bỗng chốc biến thành một cuộn băng được tua đi tua lại một cách nhạt nhẽo. Sự lặp lại vắt kiệt sự hào hứng ngay từ lúc tờ thư mời được phát ra.
Thiếu kết nối cảm xúc
Rất nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa việc “truyền đạt thông tin” và “kết nối con người”. Những bài phát biểu dài lê thê về tầm nhìn vĩ mô, những con số KPI khô khốc được chiếu trên màn hình sẽ tạo ra khoảng cách lớn giữa ban lãnh đạo và nhân viên cấp dưới.
Khi người nghe không tìm thấy bóng dáng, mồ hôi hay những nỗ lực thầm lặng của chính mình trong bức tranh chung đó, họ sẽ tự động ngắt kết nối. Cảm xúc trôi tuột đi, nhường chỗ cho những tiếng ngáp dài che vội.
Người tham dự không thấy mình là một phần của chương
Một nguyên tắc bất di bất dịch khi tổ chức sự kiện nội bộ thành công là phải xóa bỏ ranh giới giữa người nói và người nghe. Nếu nhân viên cảm thấy họ vô hình giữa đám đông, họ sẽ thà chọn ở nhà cày một bộ phim trên Netflix còn hơn là đến điểm danh rồi ra về.
Lý do nhân sự ngại tham gia sự kiện
Những nội dung giúp sự kiện nội bộ hấp dẫn hơn
Gợi ý bạn những nội dung cần có để giúp sự kiện nội bộ của bạn trở nên hấp dẫn và đáng nhớ.
Chia sẻ hành trình
Đó có thể là câu chuyện về một đêm cả team thức trắng để rượt đuổi deadline, là tấm ảnh chụp vội tô mì tôm ăn dở của phòng kỹ thuật, hay giọt nước mắt áp lực của đội ngũ sales trong tháng thấp điểm. Kể lại hành trình trưởng thành qua những mảnh ghép đời thường ấy chính là cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp sâu sắc nhất. Người ta dễ dàng quên đi một con số lợi nhuận, nhưng sẽ khắc sâu một câu chuyện truyền cảm hứng về tình đồng đội.
Minigame tương tác
Việc tổ chức sự kiện nội bộ cần những không gian tương tác thật sự, nơi mọi người rũ bỏ chức danh, cấp bậc để cùng nhau giải quyết một vấn đề. Các hoạt động được thiết kế riêng, lồng ghép khéo léo những kỷ niệm nội bộ hay những thói quen hài hước của các thành viên sẽ phá vỡ hoàn toàn lớp băng ngần ngại, biến khán phòng thành một sân chơi ngập tràn tiếng cười.
Vinh danh đóng góp nổi bật
Đỉnh cao của mọi sự kiện chính là khoảnh khắc gọi tên những người xứng đáng. Một lễ vinh danh nhân viên được dàn dựng tinh tế, có cao trào, có khoảng lặng sẽ làm bùng nổ cảm xúc của cả hội trường. Đừng chỉ đọc tên và trao giấy khen một cách máy móc. Hãy nói cho mọi người biết vì sao người đó lại đứng trên sân khấu này, họ đã hy sinh những gì và mang lại giá trị thực tế nào cho tổ chức.
Nội dung giúp sự kiện nổi bật hơn
Vì sao hoạt động ghi nhận tạo hiệu ứng mạnh trong nội bộ?
Sâu thẳm bên trong mỗi chúng ta, ai cũng khao khát được nhìn thấy và trân trọng. Trả lương đúng hạn là nghĩa vụ của hợp đồng lao động, nhưng ghi nhận đóng góp nhân sự bằng sự chân thành là nghệ thuật dùng người. Khi nỗ lực được tổ chức gọi tên trước tập thể, cá nhân đó cảm nhận được sự tồn tại của mình là có ý nghĩa, mọi mệt mỏi dường như tan biến.
Những hoạt động gắn kết nhân viên thông qua việc ghi nhận thành quả chung của các đội nhóm sẽ xóa nhòa ranh giới phòng ban. Họ nhận ra rằng thành công của người này luôn có sự hậu thuẫn của người kia. Một lời cảm ơn chân thành từ cấp trên ngay trên sân khấu sẽ rèn giũa sợi dây trung thành, khiến họ tự hào khi khẳng định: "Tôi thuộc về nơi này".
Giải thưởng giúp sự ghi nhận trở nên đáng nhớ hơn
Các giải thưởng độc đáo tạo nên những khoảnh khắc không thể quên trong sự kiện nội bộ giúp người nhận khắc sâu mãi.
Cúp nhân viên xuất sắc
Một chiếc cúp vinh danh nội bộ được thiết kế sang trọng, chạm khắc tên riêng và thành tích sẽ là món quà vô giá. Khác với những khoản tiền thưởng nhanh chóng được tiêu hao, chiếc cúp nằm trang trọng trên bàn làm việc ngày qua ngày, như một lời nhắc nhở đầy kiêu hãnh về những giá trị mà cá nhân đó đã cống hiến.
Mẫu cúp nhân viên mới nhất
Bảng ghi nhận tập thể
Đối với những dự án lớn, một bảng vinh danh treo tại khu vực sinh hoạt chung của văn phòng sẽ lan tỏa niềm tự hào đến mọi thành viên. Nó minh chứng cho sức mạnh của sự đồng lòng, nhắc nhở thế hệ nhân viên đi sau về những di sản mà các đàn anh, đàn chị đã cùng nhau gầy dựng.
Mẫu bảng vinh danh mới nhất
Kỷ niệm chương nội bộ
Dành cho những nhân sự đã gắn bó 5 năm, 10 năm. Thanh xuân của một người cống hiến cho công ty xứng đáng được tri ân bằng những kỷ niệm chương tinh xảo. Đây là minh chứng rõ nét nhất cho sự trân trọng của tổ chức đối với những con người đã đi cùng doanh nghiệp qua nhiều thăng trầm.
Ví dụ thực tế từ doanh nghiệp
Một công ty công nghệ tại Hà Nội từng đối mặt với tình trạng 40% nhân sự viện lý do vắng mặt trong tiệc Year End Party hằng năm. Thay vì ép buộc, bộ phận nhân sự quyết định thay đổi toàn bộ cách thức tổ chức sự kiện nội bộ.
Họ biến đêm tiệc thành một buổi talkshow có tên “Chuyện những người gõ code”. Ở đó, không có bóng dáng của báo cáo kinh doanh. Sếp tổng ngồi chung bàn tròn với các thực tập sinh, cùng nhau kể lại những sự cố sập server dở khóc dở cười. Đỉnh điểm của chương trình là phần trao cúp vinh danh. Thay vì các hạng mục truyền thống, họ tạo ra những giải thưởng rất "đời": Bàn tay vàng trong làng fix bug, Đại sứ gánh team... Kết quả, đêm tiệc kéo dài hơn dự kiến hai tiếng đồng hồ, không một ai ra về sớm và những hình ảnh về sự kiện ngập tràn trên mạng xã hội cá nhân của từng nhân viên trong suốt nhiều ngày sau đó.
Lời kết
Tổ chức sự kiện nội bộ thu hút được nhiều người tham gia vẫn là câu chuyện thách đố của nhiều doanh nghiệp. Mong rằng những chia sẻ trên của chúng tôi sẽ phần nào giúp bạn gỡ rối và có một buổi sự kiện thật thành công nhé!
